En todas las empresas se llevan a cabo reuniones de trabajo, ya sea que labores por cuenta propia y tengas juntas con tus clientes o proveedores, o seas dueño de un pequeño negocio. Realizarlas de manera ágil y efectiva, garantizará una mejor colaboración, lo cual es fundamental en la toma de decisiones y en las metas de la compañía.
Sin embargo, cuando estas reuniones de trabajo pierden su objetivo y se convierten en juntas sin sentido pueden llegar a ser tediosas. Por esta razón te dejamos estos 5 consejos que te ayudarán a que sean más efectivas y aumentar la productividad de tus colaboradores.
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Establece un calendario de juntas y reuniones
Este tipo de reuniones pueden ser desde semanales o mensuales para realizar una lluvia de ideas, en el caso de ser trimestrales sería de tipo retroactivas para ver los avances. Lo importante es llevar un ritmo y que se sientan cómodos todos los integrantes para impulsar las metas de la empresa.
- Además, es importante contar con una estructura:
- Debes tener las metas en claro.
- Las juntas no tienen que ser lentas, pueden ser rápidas.
Aplica un plan de trabajo
Un informe estima que la falta de juntas le puede costar 700 mil pesos anuales a la compañía y pueden hasta llegar a impactar las relaciones con los clientes. Es mejor seguir ciertos consejos para establecer un plan de trabajo.
- Elabora un plan para la reunión para que los empleados se mantengan enfocados.
- Es mejor mantenerse enfocados: No es necesario discutir muchas cosas.
- Establece una meta.
- Resalta las soluciones, no los problemas.
Realiza una retroalimentación entre los colaboradores
Par este punto te puedes apoyar de ciertas herramientas de colaboración en línea las cuales son útiles para establecer proyectos, ver a clientes remotos o trabajar en documentos a distancia en tiempo real.
- Trabajar en documentos en conjunto.
- Realiza Videoconferencias.
- Comparte gráficos.
Usa un modelo de toma de decisiones
Apoyarte en diagramas o matrices puede ser crucial y ayudarte ahorrar mucho tiempo. A continuación, se muestran unas cuantas herramientas para identificar roles y responsabilidades:
- Diagramas RACI/DACI: Sirven para que todos sepan quién es responsable de cada aérea y proyecto. Usualmente se utilizan antes de que inicie una junta.
- Árbol de decisiones: Es una forma visual de representar un problema, sus soluciones y todas sus consecuencias o factores atenuantes.
- Desarrolla un proceso: La clave está en tener un modelo o proceso, no solo saber cuál es el proceso.
Comparte el compromiso entre los integrantes
Si bien asignar tareas y decisiones es importante para cumplir con las metas de una pequeña empresa, la clave para una colaboración exitosa es compartir el compromiso de trabajo, sus objetivos y resultados.
- Verse en persona.
- Evita caer en “esa mentalidad de” esa no es mi área.
- Acepta visiones diferentes.
Recuerda que es fundamental, sin importar el modelo, herramienta o rutina que se utilice con los colaboradores, que estos concuerden con la estructura, cultura y fundamentos de la compañía.
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